Paragraaf 5 Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering 2021

Organisatie en formatie

Organisatie

Covid-pandemie
Ook 2021 werd net als 2020 een corona-jaar waarin we zoveel mogelijk thuis werkten en we ondernemers ondersteunden met de landelijke tegemoetkomingen zoals de Tozo-regeling en we extra inspanning pleegden op handhaving.
Hybride werken, thuis en op kantoor, is versneld gerealiseerd. Met de renovatie van het gemeentehuis houden we hiermee rekening en als werkgever tonen wij ons wendbaar.

Waarde(n)vol samenwerken
Ondanks het grotendeels thuis werken, zijn organisatieontwikkelingen gestart waarmee we de organisatie versterken. MT, leidinggevenden en een koplopersgroep van medewerkers werden getraind in de organisatiewaarden: persoonlijk leiderschap, wendbaarheid, helderheid, gemak en aandacht. Veel aandacht werd besteed aan hoe deze waarden toe te passen in de werkzaamheden, zodat de organisatievisie:

• een wendbare organisatie;
• betrouwbare (digitale) dienstverlening;
• een goede werkgever;
• en, samenwerken met partners waar dat slimmer is.

gerealiseerd kon worden.

In 2022 en 2023 wordt deze ontwikkeling voortgezet met trainingen voor alle medewerkers. De eerste geluiden zijn positief: medewerkers ervaren dat ze door de trainingen meer `in control’ zijn.

Procesoptimalisatie
We zijn gestart met het herijken en beleggen van het eigendom, de verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden op het gebied van de bedrijfsvoering. Het doel is helderheid in de rollen van budgethouders, lijnverantwoordelijke leidinggevenden en de financiële ondersteuning te verkrijgen.

Ziekteverzuim
In 2021 vond de audit Vooronderzoek ziekteverzuim plaats. De aanbevelingen werden overgenomen waaronder dat er in beleid en het ziekteverzuimprotocol nog beter de rolverdeling leidinggevende-zieke medewerker wordt aangegeven.
Het ziekteverzuim daalde van 8,9% in 2020 naar 7,5% in 2021. We blijven veel aandacht besteden aan het verzuim omdat het hoger is dan gemiddeld in vergelijkbare gemeenten (5,4% volgens de Personeelsmonitor gemeenten 2020. De monitor 2021 is nog niet beschikbaar). We continueren de inzet van de verzuimcoach in 2022. De verzuimcoach ondersteunt de leidinggevenden met informatie en advies.

Omdat de werkgever in verband met de privacywetgeving geen inzage heeft in de aard van het ziekteverzuim en omdat de organisatie relatief klein is, zijn er geen verantwoorde conclusies te trekken over ziekteverzuimpercentage. Het is aannemelijk dat ziekte als gevolg van covid-besmettingen (hieronder niet te verstaan quarantaine situaties) een aandeel heeft gehad in het aantal ziekmeldingen en we veronderstellen dat het ziekteverzuim lager was geweest zonder de pandemie.

*De CAO Gemeenten kent een 3^e ziektejaar waarbinnen  een medewerker niet ontslagen mag worden als hij minder dan 80% arbeidsongeschikt is.

Arbeidsmarkt
De arbeidsmarkt wordt krapper, met name betreft het functies in het Ruimtelijk Domein maar ook juridische en financiële functies. Dit betekent dat we meer tijd en moeite moeten doen om vacatures vervuld te krijgen en dat we willen voorkomen dat medewerkers voortijdig bij ons vertrekken. In 2022 zal ons wervingsinstrumentarium en het werkklimaat daarom prioriteit krijgen.

Formatie

Personeelsformatie
De personeelsformatie is incidenteel en structureel uitgebreid zoals aangevraagd in de begroting voor 2021. Niet in alle gevallen is het gelukt om met incidentele inzet achterstanden weg te werken. In die situaties wordt de inzet nog gecontinueerd voor een deel van 2022.
Uit de Berenschot benchmarkbleek dat de apparaatskosten 8% hoger zijn dan in vergelijkbare gemeenten in de benchmark. Het onderzoek leidt naar de dienstverlening door  De Connectie en de dure ICT-omgeving. Hoewel daarmee verklaarbaar, streven we naar het terugdringen van kosten. Ten aanzien van De Connectie is een bestuursopdracht geformuleerd. Daarnaast hebben we een interne taakstellingsopdracht geformuleerd. We streven ernaar dat het formatiebudget in 2024 € 478.000 lager zal zijn dan in 2021. De besparingen worden organisatiebreed gerealiseerd.

Salarissen
Salarisstijgingen als gevolg van de nieuwe CAO Gemeenten worden eerst in 2022 zichtbaar. De CAO Gemeenten die in januari 2022 bekend werd, kent een eenmalige uitkering van € 1200 bruto per fte voor werknemers die op 3 november 2021 in dienst waren en een salarisstijging van 1,2% per 1 december 2021 en 2,4% per 1 april 2022.

Vergoedingen bestuur

De verhoging van de bezoldiging van de wethouders en burgemeester per 1 juli 2021 is verwerkt in januari 2022.
De toelage van de raadsleden ontwikkelt mee met de CAO lonen overheid.
De bezoldiging van burgemeester en wethouder ontwikkelt mee met de CAO Rijk.
De onkostenvergoeding van raad, wethouders en burgemeester ontwikkelt mee met de consumenten prijsindex (CPI).

Flexibele schil

De kosten van inhuur zijn gestegen van 2,7 miljoen naar 3,8 miljoen. De inhuur ten laste van het formatiebudget is gestegen van 1,5 naar 2,2 miljoen en stijgt daarmee van 10% naar 14% van de salarislasten. We streven altijd naar minder inhuur, maar inhuur is noodzakelijk voor de continuïteit van de bedrijfsvoering, het opvangen van pieken, realisatie van eenmalige projecten en het aantrekken van specialistische kennis.
De situatie op de arbeidsmarkt is gespannen. Vacatures - tijdelijk en vast - kunnen steeds moeilijker worden vervuld terwijl de vraag naar gekwalificeerd personeel toeneemt en gespecialiseerde organisaties trekken interne, gespecialiseerde medewerkers aan.
De stijging van 10% naar 14% ten laste van het formatiebudget is dan ook niet alleen te verklaren vanuit de toename van vacatures wegens een hoog ziekteverzuim, maar ook door de beschreven arbeidsmarktontwikkelingen. We denken dat deze ontwikkelingen op de arbeidsmarkt zich zullen voortzetten in 2022.

De gemeente heeft het inhuurproces gestroomlijnd en geharmoniseerd en maakt met de gemeente Arnhem en De Connectie gebruik van de Inhuurbalie van de gemeente Arnhem. Hierbij wordt  toegezien op rechtmatigheid en concurrerende tarieven. De gemeente betaalt hiervoor een kleine opslag op het uurtarief en eenmalig in 2021 opstartkosten van € 15.000.

Eigenrisicodragerschap
De gemeente is verplicht eigenrisicodrager voor de wachtgelden van oud-wethouders. Volgens de geldende regelgeving krijgen oud-wethouders outplacement aangeboden om hen zo snel mogelijk een inkomen te laten verdienen waarbij de wachtgelduitkering niet meer nodig is.
Voor de toekomstige pensioenuitgaven van de wethouders wordt een voorziening op peil gehouden. Voor het kort leven risico (risico op het moeten betalen van een nabestaandenuitkering) is een verzekering afgesloten.
De gemeente is verplicht eigenrisicodrager voor werkloosheidsuitkeringen aan ontslagen personeel of personeel van wie het tijdelijke contract niet verlengd is.
De gemeente is daarnaast vrijwillig eigenrisicodrager voor uitkeringen wegens gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid (WIA) aan voormalig personeel. Dit risico is deels verzekerd. Als de werkgever hiervoor de reguliere premie zou betalen aan het UWV waren de uitgaven hoger geweest.

Centrale en decentrale Personeelsbudgetten
De centrale personeelsbudgetten worden gebruikt voor uitgaven op het gebied van bijvoorbeeld organisatiebrede trainingen, werkgeversverzekeringen, onboarding en dergelijke. In 2021 is er een incidenteel overschot op de centrale personeelsbudgetten van € 223.000. Dit is te verklaren doordat vanwege het gedwongen thuis werken minder opleidingen zijn gevolgd en er minder aan woonwerkverkeervergoedingen en dienstreizen is uitgegeven. Daarnaast was in 2021 de vrije ruimte Werkkostenregeling ruimer door een speciale covid-maatregel om werkgevers tegemoet te komen.
Wel is er op enkele budgetten, zoals op Verzekeringen en Arbodienst, een overschrijding te zien door gestegen kosten. We verwachten in 2022 een algemene toename van de kosten door prijsstijgingen en door een toename van gebruik van de budgetten door het weer open gaan van de samenleving met bijgevolg ook meer activiteiten door werkgever en werknemers.  
Hybride werken, zowel thuis als op kantoor, is een gegeven geworden en biedt ons kansen op de arbeidsmarkt maar moet ook vanuit de werkgever gefaciliteerd gaan worden. We houden daarmee rekening in 2022 bij de voorbereiding van de renovatie van het gemeentehuis.
De decentrale Personeelsbudgetten voor onder meer functiegerichte opleidingen, teambuilding abonnementen en dergelijke. Deze laten een voordeel van € 11.000 zien.

De organisatie heeft een organisatie ontwikkelagenda vastgesteld waarin een aantal key-processen is benoemd dat optimalisatie behoeft. Daarbij vindt ondersteuning plaats door NCOD. Een aantal processen is inmiddels geïmplementeerd.

In samenwerking met de gemeente Arnhem is een gemeenschappelijke inhuurbalie ingericht die beide organisatie ontzorgt in het waken over de rechtmatigheid en het vinden van tijdelijke inhuurkrachten.

In 2021 is een nieuwe archiefverordening en Besluit Informatiebeheer voorbereid die voldoet aan de meest recente regelgeving. Op deze manier kan er zowel op beleidsmatig als op operationeel niveau de uitvoering van het informatiebeheer worden geharmoniseerd. De harmonisatie levert op termijn een efficiencyslag op. Op beleidsmatig niveau blijft de gemeente Renkum zelf regie houden. De nieuwe archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer worden in maart ter besluitvorming voorgelegd aan MT en College en voor de zomer aan de Raad.