In het kader van de Gemeentewet is het verplicht dat alle gemeenten beschikken over een drietal verordeningen genoemd naar de respectievelijke artikelen in de Gemeentewet, te weten:
- art. 212: de financiële verordening (jan. 2021);
- art. 213: de controleverordening (jan. 2021);
- art. 213a: de verordening over doelmatigheids- en doeltreffendheidonderzoeken (jan. 2021).
Met deze verordeningen formuleert uw raad belangrijke kaders om de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het geformuleerde beleid en gemeentelijke processen te waarborgen. In januari 2021 zijn de herziene verordeningen door uw raad vastgesteld.
Verordening doelmatigheids- en doeltreffendheidonderzoeken (audits)
Het doel van de auditonderzoeken (en aanvullende auditactiviteiten) is om een bijdrage te leveren aan de verbetering van de gemeentelijke processen en van de afstemming tussen beleid en uitvoering. De auditcyclus van de gemeente Renkum is ingericht op basis van de kwaliteitscirkel van Deming (Plan-Do-Check-Act). Hiermee ontstaat een cyclisch proces van leren en verbeteren.
Conform de verordening “Onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid Gemeente Renkum”, informeren we u in deze paragraaf over de uitvoering van het auditplan 2021. Vervolgens vindt u de verantwoording van de proceseigenaren over de daar uitvloeiende verbeterplannen. In de verbeterplannen geven de proceseigenaren aan welke concrete actie zij ondernomen hebben om de aanbevelingen n.a.v. de uitgevoerde audits op te volgen.
Onderzoeksplan interne audits 2021, stand van zaken ultimo 2021
Audit-activiteiten | Beknopte beschrijving | Status |
|---|---|---|
Auditonderzoek “Beheersing ziekteverzuim” | In 2019 heeft de organisatie een nieuw plan van aanpak ziekteverzuim opgesteld. | De resultaten van het auditonderzoek zijn gepresenteerd aan het MT voor het zomerreces. Het MT heeft alle aanbevelingen overgenomen en een interne opdracht verstrekt om een actieplan op te stellen. Het rapport wordt samen met het verbeterplan aan college en daarna aan de raad aangeboden. Zie hieronder |
Coördinatie verbeterplan | N.a.v. het auditrapport stellen producteigenaren een verbeterplan op. | Het verbeterplan verzuim is in de maak. Na vaststelling door het college zal het aan de raad worden verzonden, samen met het auditrapport. |
Lijncontrole Vastgoedbeheer: | De lijncontrole heeft betrekking op de twee processen uit de voorgaande audit. Het doel hiervan is om na te gaan in hoeverre de geplande verbetermaatregelen daadwerkelijk zijn ingevoerd en of er aanleiding is de desbetreffende processen opnieuw onder de loep te nemen | De lijncontrole is uitgevoerd en einde 2021 afgerond. Het daar uitvloeiende actieplan wordt in 2022 opgesteld door het cluster Vastgoed. |
Monitoring verbeterplannen | De monitoring heeft betrekking op de verbeterplannen die nog niet afgesloten zijn:
| Twee keer per jaar uitgevoerd, bij begroting en jaarrekening. De rapportage wordt ter informatie aan de raad aangeboden. |
Auditplan 2022 | Het college stelt het jaarlijkse auditplan vast en verzendt het ter informatie aan raad en rekenkamercommissie. | Het auditplan is conform planning opgesteld en aan de raad en rekenkamercommissie verzonden. |
Overzicht verbeterplannen n.a.v. uitgevoerde audits, stand van zaken ultimo 2021
N.a.v. uitgevoerde audits hebben de proceseigenaren verbeterplannen opgesteld. In de verbeterplannen geven de proceseigenaren aan welke concrete actie zij ondernemen om de aanbevelingen n.a.v. de uitgevoerde audits op te volgen. De volgende zijn in uitvoering.
Verbeterplan in uitvoering | Jaartal audit | Status |
|---|---|---|
Proceslandschap | 2017 | Verbeterplan vastgesteld door college; drie verbetermaatregelen in uitvoering; één geïmplementeerd |
Regie op verbonden partijen | 2020 | Verbeterplan vastgesteld door college. Eén maatregel is uitgevoerd, enkele zijn in uitvoering, enkele worden in 2022 opgepakt. |
Inhoudelijke stand van zaken van de verbeterplannen in uitvoering door de proceseigenaar
Verbeterplan Proceslandschap
Strekking openstaande | Stand van zaken ultimo 2021 | Verwachte datum |
|---|---|---|
Benoem een proceseigenaar / procesmanager die verantwoordelijk is voor de actualisatie van het proceslandschap en voor de cyclus procesoptimalisatie | Het project “Procesoptimalisatie” in samenwerking met NCOD loopt door in 2022. Inmiddels zijn met enkele processen opgepakt om te kijken naar verbeteringen. Verder wordt gekeken naar de totale cyclus van procesoptimalisatie en het koppelen van proceseigenaren aan processen. | Q3 2022 (N.B.: het implementeren van verbetermaatregelen kan langer doorlopen) |
Evalueer na een jaar het gebruik en de actualiteit van het proceslandschap | Nog niet aan de orde | Q1 2023 |
Maak een stappenplan om te komen tot invoering van de cyclus procesoptimalisatie | Er wordt gewerkt aan een plan met hulp van NCOD. | Q2 2022 |
Verbeterplan verbonden partijen, deel 1
Strekking openstaande | Stand van zaken ultimo 2021 | Verwachte datum |
|---|---|---|
Maak afspraken over de invulling van de bestuurlijke rol van opdrachtgever t.a.v. alle verbonden partijen. | Wordt opgepakt in 2022. | 2022 |
Verbeter de beheersstructuur van De Connectie. | Het “verbeter-pad Governance” van De Connectie in regioverband loopt nog | 2022 |
Beschrijf functies en rollen t.a.v. verbonden partijen Verbeter de aansluiting van het ambtelijk advies op de bestuurlijke rollen. | Beide acties worden samen opgepakt in 2022. | 2022 |
Zorg voor adequaat strategisch advies over huidige en toekomstige samenwerkingsverbanden. | De strategisch adviseur verbonden partijen neemt deze rol al in toenemende mate op zich. Wat betreft de sturing via dashboards, is het voornemen om bij het aanbieden van de begrotingsstukken van de verbonden partijen aan de raad een overzicht toe te voegen van de staat van de verbonden partij aan de hand van een aantal KPI’s. | 2022 |
Verbeterplan Verbonden Partijen, deel 2
Strekking openstaande verbetermaatregel | Stand van zaken ultimo 2021 | Verwachte datum |
|---|---|---|
Beschrijf de rol van regievoerder, inclusief taken, competenties en benodigde formatie. | Wordt opgepakt in 2022. Daarna worden taken opgenomen in IWP-formats | 2022 |
Maak waar nodig aanvullende afspraken met de verbonden partij over de levering van de diensten (kwantiteit, kwaliteit, informatievoorziening). | Dit is de basis van wat je met elke verbonden partij afspreekt | continu |
Geef aandacht aan de afspraken over de informatievoorziening en bespreek de monitoring in het kader van de IWP-cyclus. | Koppelen aan dashboard RTA of Provincie | 2022 |
Stel een overdrachtsdocument en werkinstructies op, zeker bij vervanging van medewerkers. | Bij voorkeur een algemeen deel onder leiding van de persoon genoemd onder E en een specifiek deel per verbonden partij onder verantwoordelijkheid van de betreffende regievoerder. | 2022 |
Voer structureel intern afstemmingsoverleg en betrek hierbij advies (beleid, financieel, juridisch etc.), uitvoering en Kwaliteit. | Ook in lijn met de P&C-cyclus. | continu |
Bespreek de voortgang van het budget zowel met de verbonden partij als intern. | Basisrol regievoerders | continu |