03 Organisatie

Activiteiten

•Organisatievisie uitdragen en de bijbehorende waarden doorvertalen in de organisatie met specifieke gedragswaarden per team:
Het blijft een uitdaging om hiervoor voldoende tijd voor vrij te maken en het blijft lastig om dit in een digitale setting met elkaar te doen. De doorvertaling per team wordt nog in 2021 afgerond.

• Trainingsprogramma medewerkers gericht op de organisatiewaarden: Training voor leidinggevende is afgerond, in september start de 1e groep medewerkers met een training. In 2022 wordt dit verder verbreed.

• strategisch personeelsbeleid incl. thuiswerkbeleid en strategische personeelsplanning: Dit jaar wordt het strategisch personeelsbeleid opgeleverd.
Een goed thuiswerkbeleid en flexwerk-concept vraagt om goede facilitering daarvan. Dit is weer mede afhankelijk van de keuzes die gemaakt worden t.a.v. de huisvesting en de uitkomsten van de CAO op dit thema.
Er is besloten om dit jaar nog niet te starten met een flexwerk-concept en worden de nu geldende afspraken rondom thuiswerken gecontinueerd. Beide worden verder vormgegeven in relatie met het huisvestingsdossier.
Binnen het huisvestingsdossier zal pas eind dit jaar de richting duidelijk worden. Wel wordt dit jaar de digitale werkplek uitgerold en de mogelijkheden om hybride te kunnen werken.
In afwachting van voortgang huisvestingsdossier binnen de mogelijkheden het flexibel werken op kantoor zoveel mogelijk gestimuleerd en gefaciliteerd worden.

• Minimaal noodzakelijke maatregelen (arbotechnisch, modernisering) treffen t.a.v. de inrichting
van de (thuis)werkplek en het faciliteren van medewerkers: Een raadsvoorstel t.a.v. het noodzakelijk onderhoud is aangeboden (zie ook 3D).
Er wordt op het gemeentehuis een werk-/lunch ruimte ingericht als vervanging van de kantinefunctie.

• Investeren in de gesprekscyclus met medewerkers gericht op vitaliteit en ontwikkeling: de organisatiewaarden zijn opgenomen in het gespreksformulier. In 2022 zal verder geïnvesteerd worden in het verder optimaliseren van de cyclus & het trainingen hierop.

• Terugdringen en voorkomen ziekteverzuim:
Het ziekteverzuim over de eerste helft van 2021 bedroeg 7,52%, dit is een daling t.o.v. de 8,9% in 2020. Maar is nog te hoog, m.i.v. mei wordt de verzuimcoach ingezet, we hopen dat hierdoor het ziekteverzuim nog verder zal afnemen.
Op dit moment is het de verwachting dat op 20 september het Rijk de maatregelen rondom thuiswerken loslaat. Onduidelijk is of en in hoeverre dit een effect zal hebben op het kort verzuim.
Het kort verzuim is landelijk en ook in Renkum namelijk gedaald de afgelopen periode.

Op 8 september 2021 is uw Raad bijgepraat over de stand van zaken t.a.v. de organisatieontwikkeling.
Er is al veel gerealiseerd en er moet de komende jaren nog veel gebeuren.
Op vele fronten werkt de organisatie aan het verbeteren van onze organisatie.
Waarbij het een uitdaging is en blijft om dit met de beschikbare middelen & capaciteit te realiseren.

Voortzetting Basis op orde:
Procesoptimalisatie: in september wordt de laatste fase afgerond, dan zijn 10 processen geoptimaliseerd. Twee processen lopen nog door in 2022.
Daarnaast loopt de implementatie van een aantal  verbetermaatregelen door in 2022.

Voor veel ontwikkelingen is capaciteit vanuit de IV-functies noodzakelijk. De IV-functies blijven kwetsbaar en beperkt in capaciteit i.r.t. de vele projecten die lopen.
Ook de impact van het GEM/ICT traject en de capaciteit die daarvoor nodig is, legt een druk op de planning van andere projecten.

De 1e fase is vrijwel afgerond en publicaties worden gedaan. De 2e fase gaat vooral over het digitaal ter inzage leggen. Hiervoor komt een landelijke faciliteit (KOOP), waarop aangesloten kan worden.  
Duidelijk is dat het digitale ter inzage leggen intern structureel extra inzet vraagt. Publicaties van beleidsregels en andere kennisgevingen zijn belegd bij de gemeente Rheden.

Doordat (project)werkzaamheden niet of maar beperkt binnen de gemeente Renkum zelf belegd konden worden is het project niet volledig binnen de gestelde termijn en het gestelde budget afgerond.

Het ontbreken van structurele capaciteit om de reguliere werkzaamheden voor het structureel uitvoeren van onder meer het digitaal ter inzage leggen en publiceren bemoeilijkt het borgen van de uitvoering van
deze taken waardoor mogelijk niet (geheel) voldaan wordt aan de eisen van de Wep. Dit ook een risico voor het realiseren van het project, dat doorloopt in 2022.

Voor de invoering van de WOO vanaf 2022 is door het Rijk incidenteel budget voor de komende 5 jaren beschikbaar gesteld (50k€ pj) en structureel een budget van 50 k€ oplopend naar 100k€.
Eind 2021 zijn voorbereidingen getroffen voor het implementatietraject waaronder het voeren van gesprekken met de gemeente Rheden over samenwerking bij de implementatie van deze Wet.
Deze Wet WOO, inwerkingtreding 1 mei 2022, staat niet op zichzelf. Ook de Wet Modernisering Electronisch Bestuurlijk Verkeer (WMEBV) wordt per 1 januari 2023 van kracht en dient projectmatig te worden geïmplementeerd.
Vanwege de samenhang van beide wetten worden beide in 1 implementatietraject uitgevoerd.
Bij de uitvoering van de huidige WOB-verzoeken en bezwaarschriften zijn capaciteitsproblemen ontstaan als gevolg van langdurige uitval.

Beleidsindicatoren en kengetallen

Personeel en organisatie